#52: Ihr größtes Ausfallrisiko steht in keinem Risikobericht: Schlüsselpersonen im Mittelstand

00:00:01: Hallo und herzlich willkommen zum Podcast Leistung mit Substanz.

00:00:05: Dem

00:00:05: Ort an dem nachhaltige Performance im Unternehmen sowie langfristig Leistungsfähigkeit von Unternehmern und Führungskräften auf den Punkt gebracht werden!

00:00:14: Möchten Sie als Unternehmer oder Führungskraft verstehen, wie sie Krankentagesenken, Ausfälle vermeiden und gleichzeitig die Leistungs- fähigkeit im Unternehmen so wie Ihre eigene langfristigt sichern können?

00:00:25: Dann sind Sie hier genau richtig.

00:00:28: Freuen Sie sich auf diese Folge und Ihren Gastgeber, Pian Johansmeier.

00:00:37: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge ihres Portraits Leistung mit Substanz!

00:00:42: Heute mit dem spannenden Titel sie sichern ihre IT, ihre Finanzen und ihrer Lieferketten ab aber wer sichert die Person ab an der ihr Unternehmen gerade wirklich hängt?

00:00:55: Also in den nächsten fünfzehn bis zwanzig Minuten möchte ich Ihnen zeigen was meiner Meinung nach das größte Ausfallrisiko in ihrem Unternehmen ist und unter Garantien nicht in ihrer Risikoanalyse steht.

00:01:07: Und, was das konkret für sie bedeutet?

00:01:09: Also ich starte mal gleich mit einem Fall aus der Praxis, der auch aus meiner Beobachtung kein Einzelfall ist.

00:01:18: Deswegen glaube ich anschaulicher als jede Statistik.

00:01:24: Es geht darum, aktuell.

00:01:25: darf ich eine Firmengruppe begleiten Aus dem Mittelstandbranche ist tatsächlich irrelevant, weil das Thema allgegenwärtig ist.

00:01:36: Es ist eine Bereichsleiterin wegen Burnout ausgefallen und zwar nicht nur ein paar Tage sondern wirklich für Monate.

00:01:44: tatsächlich bis zum heutigen Tag also schon wirklich über vier fünf Monate her aktuell.

00:01:52: Das große Problem war, es gab keine rollengerechte Stellvertretung.

00:01:56: D.h.,

00:01:57: da gab's natürlich jemanden der in dem Moment wo die Dame mal zwei Wochen Urlaub ist oder sowas diese Vertretungen gemacht hat und dann lief das auch alles mehr oder weniger gut.

00:02:05: Entsprechend war das vorbereitet weil das ja absehbar war wann an der Urlaub kam usw.

00:02:10: Aber das war keine rollgerechtestell Vertretung weil eben wirklich wichtige Entscheidungen essenzielles Wissen und Abläufe an dieser Dame gehangen sind.

00:02:22: Konsequenz war, dass tatsächlich die allen drei Geschäftsführer dieser Filmgruppe einspringen musste und das nicht nur zu so einem kleinen Teil mal hier zehn Minuten nach einer halben Stunde sondern wirklich einen großen Anteil der Zeit.

00:02:37: Anfang sogar recht viel, dass sie sich da teilweise halbe Tage hingesetzt haben Und das Ganze ist tatsächlich auch zugespitzt, dass es also drohte Existenz bedrohnt zu werden für die gesamte Gruppe.

00:02:51: Da hängen so Drone am Mitarbeitende von ab.

00:02:54: Also nicht wegen der Erkrankung von den Manageren, sondern wegen der strukturellen Abhängigkeit dahinter.

00:03:00: Dass da auch gewisse Deadlines nicht eingehalten worden sind, gewisse Sachen nicht rechtzeitig passiert sind und passieren müssen usw.

00:03:08: Das Schöne ist man hatte die Kuh noch vom Eis bekommen.

00:03:11: das Unternehmen hat es überstanden aber es hat wirklich enorm Zeit Energie Entscheidungskapazität vor einem Nerven von den Geschäftsführern gekostet Und wo wir im Endeffekt andere Themen auch erst auf der Agenda hatten, die dann natürlich erstmal hin anstehen mussten.

00:03:27: Also sprich, wir sind da auch nicht so weitergekommen wie wir uns das mal gewünscht haben und das war schon eine Herausforderung.

00:03:36: Also dieser Fall ist aus meiner Beordnung tatsächlich kein Einzelfall.

00:03:42: Das erlebe ich ganz oft dass im Mittelstand das Thema Rollenvertretungen jetzt nicht wegen böser Habsicht oder so Aber das Tagesgeschäft ist halt wichtig und ein starkes Wachstum.

00:03:56: Und viele neue Leute, die viel dringender erst mal überhaupt eingearbeitet werden müssen usw.

00:04:00: Das heißt also das Thema Stellvertreterregelung und den Stellvertretern auch wirklich die vernünftigen Hintergründe zu erzählen dass sie nicht nur kurze Zeiten überbrücken können sondern auch im Zweifel die Rolle besetzen können.

00:04:11: Das findet im Mittelstand viel zu wenig statt.

00:04:14: Also ich will nicht sagen es findet gar nicht statt aber es ist viel zu wenig und oft auch bei so... besonderen Führungskräften und Leistungsträger, die schon lange im Unternehmen sind.

00:04:22: Die waren nicht wie Know-How haben oder so.

00:04:25: Da ist das wirklich ein ganz große, tickende Zeitbaum, die da Sachen sind.

00:04:31: Es geht da um Wissen, um Kundenbeziehungen, um Wissens über gewisse Kunden was nirgendwo dokumentiert ist.

00:04:41: Man kann jetzt auch nicht sagen dass es die die Geschäftsführung da bewusst eingeleitet hat.

00:04:46: Natürlich sind wir immer ein persönlicher Faktor dabei, also manche Leute wollen das ja auch gar nicht weil sie Angst haben dass sie gekündigt werden.

00:04:52: wenn Sie wissen wie wertgeschätzt tatsächlich werden würden sich diese Sorgen wahrscheinlich gar nicht machen.

00:04:57: Das ist aber eine andere Podcastfolge das Thema Wertschätzung.

00:05:01: Aber wie gesagt auch teilweise nicht wegen böse Absicht oder so was.

00:05:05: Aber Faktum Das Risiko ist nicht der Burnout selbst, so trage ich das dann auch für die einzelne Person ist.

00:05:13: Sondern wirklich... ...die Abhängigkeit, die im Unternehmen dabei entsteht.

00:05:18: Wir wollen jetzt mal ein bisschen einordnen.

00:05:22: also was sind so die Ursache und Konsequenzen vor diesem ganzen Thema?

00:05:28: Also meines Erachtens ist tatsächlich die Hauptursache dieser blinde Fleck in dem Risikomanagement.

00:05:35: Also das Thema IT-Sicherheit, ganz großes Thema.

00:05:38: Finanzen wird natürlich ständig drauf geguckt jetzt.

00:05:40: Natürlich durch die Situationen der vergangenen Jahre auch das Thema Lieferkettenabsicherung und so weiter und sofort.

00:05:47: aber die Leistungsfähigkeit von Schlüsselpersonen steht in keinem Risikoregister weil ihr halt als selbstverständlich genommen wird zu dem Moment dass sie wegbricht.

00:05:58: So warum ist es so?

00:05:59: Naja... Das klassische Risikomanagement denkt halt ins System Und Schlüsselpersonen sind keine Systeme.

00:06:06: Das wird so ein bisschen halt abgewätzt und muss die entsprechende Führungskraft in ihrem Bereich versorgen, was wenn die Führungskraft wegbricht?

00:06:12: oder Leistungsträger, die im Endeffekt schon wahnsinnig lange da so eine extreme Know-how haben... Schwierig!

00:06:21: Dann ist meine Hypothese, machen sich viele tatsächlich gar nicht klar, was so einen Ausfall wirklich dann auslösen würde, wenn das kommt.

00:06:31: Also es sind dann nicht nur die Fehlzeiten was sicherlich erstmal der sichtbare Teil ist und natürlich auch ein ärgerlicher Teil, dass man halt sechs Wochen Lohnverzahlung leisten muss obwohl dann keine Leistungen kommt.

00:06:43: Und gleichzeitig sehr tragisch für die Person.

00:06:46: aber diese unsichtbaren Folgen werden ich habe mal vorher auch nicht durchdachten.

00:06:51: das fängt an beim Entscheidungsstau und vor allem das bedeutet dann ja oft eine Mehrbelastung von den Mitarbeitenden oder im extremen Fall eben anderen Leistungsträger die da durch mehr belastet werden, dann vielleicht Kundenrisiken, die da eine besondere Beziehung zu den Personen hatten.

00:07:09: Vertrauensverlust auf Kundenseite aber auch intern im Zweifel.

00:07:13: und das große Thema ist ja die Leute, die dann einspringen.

00:07:18: sie haben ja vorher auch nicht auf Arbeit gewartet.

00:07:21: Das heißt also für die es ist eine Doppelbelastung und dann kann schnell dieser einen Ausfall über ich sag mal Ein Einzelproblem zu mehreren Problemen werden.

00:07:32: Da kann so ein richtiger Domino-Effekt rauswerden, wenn dann von den anderen Personen die da einspringen müssen aufgrund der Mehrbelastung dann wieder mehr ausfallen?

00:07:40: Müssen diese noch dazu noch mehr leisten vielleicht kündigen welche jetzt noch nicht so lange an Bord waren.

00:07:46: das heißt also Die müde Einerbeitung war dann umsonst und irgendwann schlägt das halt auch Betriebsklima.

00:07:51: Und in dem Moment wo es aus Betriebsklima schläge ist besonders kritisch für die guten Leistungsträger weil die wissen Die sind so gut, die können sich überall der Firma aussuchen, die ein gutes Betriebsklima hat.

00:08:03: Also es ist wirklich fataler Domino-Effekt, der daraus entstehen kann entsprechend.

00:08:07: So jetzt natürlich die Frage nach der ganzen Angstmacherei... Wie kann man diese Abhängigkeiten früh erkennen?

00:08:14: Oft aber nicht immer gibt's halt Frühsignale bei der Person und es gibt vielleicht einen Rückzug, Reizbarkeit gewisse Entscheidungen wo sie die Person früher leicht mitgetan hätte, wo sie jetzt ständig zum Chef mit gerannt kommt oder ähnlich ist.

00:08:29: Mehr Fehler und so weiter und sofort auch bei der Managerin.

00:08:32: das war letztlich wenn wir in der Reflexion sind wir darauf gekommen dass war eigentlich ein Ausfall mit Ansagen weil die Personen eben das auch schon signalisiert hat.

00:08:42: allerdings hat ihr auch in der Vergangenheit öfters mal Sachen signalisiert.

00:08:46: und dann ist natürlich dieser Effekt Wie von dem kleinen Mädchen, was immer ins Dorf gerannt kommt.

00:08:50: Da hat sich ein Spaß da rausgemacht.

00:08:52: Der Wolf kommt, der Wolf kommt... kam kein Wolf und als er dann wirklich gekommen ist, das Mädchen gerufen hat sie keiner mehr ernst genommen.

00:08:59: Solche Effekte treten natürlich auch auf.

00:09:00: Das ist mir schon klar.

00:09:03: Also bei der Person gibt es natürlich die Wahnsignale von einer Struktur her.

00:09:08: Man kann sich wirklich die Gerätchenfrage stellen.

00:09:11: Gehen Sie mal alle Mitarbeitende durch.

00:09:13: Was passiert wenn der oder diejenige ausfällt?

00:09:16: Und dann nehmen Sie selber nicht mit.

00:09:17: aus hatte ich eine der vergangenen Podcast-Folgen von berichtet, wo tatsächlich ein Geschäftsführer derjenige war.

00:09:25: Der dann allerdings nicht aufgrund einer Krankheit ausgefallen ist und hat einen fatalen Herzinfarkt gehabt und ist dabei gestorben.

00:09:34: Und ja später durfte die Firma zumachen.

00:09:36: also sprich nehmen sich bei diesem Thema Stellvertretung selber da nicht raus sondern stellen sich auch die richtigen Frage wer ist denn für mich Falls da mal was passiert, tut er toll natürlich nicht.

00:09:48: Aber falls... Wer könnte mich denn da rollengerecht vertreten?

00:09:53: Und also wie gesagt ihr habt es oft jetzt ein kleines Exkurs dazu.

00:09:57: Ich fühle dann immer wieder in den Kopf Was ich teilweise, wie gesagt bei Eigentümern überlege, dann fällt eine Stelle weg.

00:10:02: Na ja lieber nimmt der Chef dann eben auch noch um das Gehalt zu sparen und wenn man damit mit Arbeiten entspricht, dann sagen die Ja, wenn der Chef morgen ausfällt Dann können wir den Laden zumachen.

00:10:15: wirklich eine fatale Sache.

00:10:16: und da mag ich nur appellieren, reflektieren sie da ihre Mitarbeitenden und lassen sich selber da nicht außen vor.

00:10:24: Also schläg zu sagen diese alte Weisheit zu wer erst reagiert wenn jemand ausfällt der reagiert halt zu späten und das ist etwas was tunlich zu vermeiden wäre.

00:10:39: also kommen wir jetzt zur Konsequenz von dem Ganzen.

00:10:41: was bedeutet das?

00:10:42: Also auch in vergangenen Folgen habe ich ja die individuelle Prävention, das Thema Selfcare betont dass es sehr wichtig ist und das ist auch nach wie vor ein wahnsinnig wichtiger Teil gleichzeitig.

00:10:56: Ist das alleine nicht ausreichend?

00:10:59: Und Appelle bringen sowieso nichts und vor allem lösen Appelle aber auch kein strukturelles Problem.

00:11:07: Deswegen liegt die Verantwortung fast immer oder man kann schon sagen immer Auch beim System und eben nicht nur bei Menschen.

00:11:17: Und darum sind eben drei Ansatzpunkte mindestens essentiell, und zwar auch die alle drei zu betrachten.

00:11:23: Einmal das Thema Organisationen.

00:11:25: da geht es wie gesagt um diese Abhängigkeiten zu reduzieren wirklich Stellvertretungen vernünftig aufzubauen und sich auch die Frage zu stellen okay wo neigen Systeme dazu Menschen systematisch zu verschleißen.

00:11:39: Fluktuation erhöhte Fluktion in irgendwelchen Bereichen an gewissen Stellen wirklich kritisch zu hinterfragen, ob man das nicht anders organisieren kann.

00:11:47: und dann das Thema Führung.

00:11:49: Und da geht es jetzt wirklich darum, dass die entsprechenden Führungskräfte dadurch, dass sie guten Kontakt zu den Mitarbeitenden haben auch zuhören, hinhören, gewisse Belastungen eben früher nehmen und dann auch ansprechen.

00:12:04: Das lieb ich auch mal wieder, dass Führingskräfte schon gemerkt werden müssen, die sich ansprechen soll dass die sich auch nicht gut vorbereitet fühlen, wie sie in so ein Gespräch reingehen sollen.

00:12:15: Und das ist eine ganz wichtige Punkt.

00:12:18: und dann natürlich der Mensch selber.

00:12:20: Das heißt also das Thema Selbstfürsorge.

00:12:22: und da eben Angebote zur Verfügung zu stellen, wie gewisse Stresskompetenzen aufgebaut werden können, besser Umgang mit Stress?

00:12:29: Und dass die Leute auch sensibler werden für frühe Warnsignale bei sich selbst.

00:12:33: Das sind ganz wichtige Punkte.

00:12:35: kann man auch mit guten Stress-Tests arbeiten.

00:12:38: da wahnsinnig wertvoll dabei.

00:12:42: Um es noch einen Punkt zu bringen, wenn sie nachhaltige Spitzenleistungen haben wollen das braucht halt Substanz und die Substanz bedeutet eben auch Strukturen schaffen damit wenn eine Person wegfällt ist trotzdem gut weiterlaufen kann.

00:12:58: um die Folge jetzt nochmal kurz zusammenzufassen also was waren die vier Kernpunkte dabei?

00:13:05: letztlich gibt's für mich ein großen blinden Fleck insbesondere im Mittelstand was das Thema Risikomanagement angeht.

00:13:12: Und da geht es meines Erachtens eben ganz klar um den Menschen, konkreter um ihre Leistungsträger.

00:13:20: Zweite Punkt ist dass man sich klar machen sollte, Was bedeutet ein Ausfall tatsächlich?

00:13:27: Neben den sechs Wochen Lohnverzahlungen die natürlich ärgerlich sind denken sie an das thema domino effect für andere leistungssträgers.

00:13:35: und bis hin wenn das ich sage mal um sich greift kann das da sich negativ auf das Betriebsklima auswirken, was wirklich fatal ist.

00:13:46: Vor allem wenn es halt längere Zeit lang so bleibt und dann bleiben teuer akquirierte neue Talente die mit viel Energie eingearbeitet worden sind vielleicht Branchenfremd waren Die bleiben da nicht lange und dann reibt sie irgendwann die vorhandenen Leute natürlich entsprechend auf.

00:14:03: Dann wohnen erkennen Sie Abhängigkeiten und Risiken?

00:14:09: Natürlich einmal von Frühsignalen, von der Person.

00:14:13: Das passiert im Idealfall eben von der Führungskraft, zeigt sich wie gesagt in Fehlerhäufigkeit, Gereizheit, Entscheidungsvermeidung usw.

00:14:21: Und eben die Gerätchenfrage haben wir rollengerechtestell Vertreterregelungen etabliert und natürlich in erster Linie für die Schüsselrollen aber letztlich ja für jede Person.

00:14:33: Zur Lösung denken Sie immer an den Dreiklang.

00:14:36: das Thema Unternehmen und dazu gehört für mich eine gute und ernst gemeinte Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen, die eben auch gewisse Komponenten der Kultur und der Struktur mit berücksichtigt.

00:14:50: Und nicht nur die absolute Pflichtübung seitens des Gesetzeshebers am Parkt.

00:14:54: Dann das Thema Führung, dass da in der Führungskräfteentwicklung auch etwas zu dem Thema gesunde Führungen gemacht wird wo die Führingskräfte sensibilisiert werden und eben auch geschult werden wie sie vernünftig solche Gespräche führen können, wenn ihnen was auffällt.

00:15:12: Und natürlich auch aber wie gesagt nicht nur das Individuum da eben gewisse Stresskompetenzen aufbauen und den Menschen eben Werkzeuge an die Hand zu geben, wie sie damit Belastung gut umgehen könnten.

00:15:26: Ja!

00:15:27: Wenn Sie sich jetzt beim Hören gefragt haben... Wie sieht es eigentlich bei mir aus?

00:15:32: Genau dafür biete ich aktuell ein sogenanntes kostenloses Substanz Sparing an.

00:15:38: Da schauen wir uns in dreißig Minuten gemeinsam ihre Leistungs- und Ausfallrisiken in ihrem Unternehmen an.

00:15:47: Und identifizieren die größten Hebel, wie sie da diese Risiken eben reduzieren können.

00:15:56: Was ich aus den ersten Gesprächen sagen kann also klar nicht jedes Unternehmen hat ein gutes Problem aber fast jedes hat blinde Flecken dient eben, Sparing das sehen zu können.

00:16:09: Den Link finden Sie wie immer in den Shownotes und ansonsten freue ich mich, Sie hier schon bald wieder begrüßen zu dürfen.

00:16:16: zur neuen Folge Ihres Podcasts Leistung mit Substanz!

00:16:22: Das war die heutige Folge Leistung Mit Substanz.

00:16:25: Vielen Dank fürs Zuhören.

00:16:27: Weitere Informationen rund um nachhaltige Performance im Unternehmen und Ihre eigenen langfristigen Leistungsfähigkeit finden sie auf bjern-johansmeier.com.

00:16:38: Wenn Sie die Leistungsfähigkeit in Ihrem Unternehmen oder Ihre eigene gezielt stärken möchten, stehen Ihnen Björn Johannsmeier und sein Team sehr gerne zur Seite.

00:16:47: Den Link zum kostenlosen Erstgespräch finden sie in den Shownotes!

00:16:51: Bis zum nächsten Mal beim Podcast.

00:16:53: – Leistung mit Substanz.